Organiser sa facturation efficacement
Pour gérer efficacement votre facturation et donc les finances de votre entreprise, il est nécessaire de mettre en place certains éléments. Cela consiste notamment à définir des conditions générales de vente bien ficelées qui précisent les principales règles à suivre pour les clients. Ces CGV permettent à l’entreprise de prouver que le client a violé son contrat si jamais celui-ci refuse d’honorer ses engagements autrement dit, ses factures. Cette méthode doit faire l’objet d’un suivi rigoureux pour garantir son efficacité. Utiliser les bons outils est, par ailleurs, essentiel pour faciliter cette meilleure gestion.
Communiquer correctement les conditions de paiement de l’entreprise
Attention, il ne vous suffit pas de transmettre les CGV à vos clients. En effet, vous devez vous assurer que ceux-ci soient réellement conscients des effets de l’approbation légales de ces conditions.
Elles peuvent concerner plusieurs aspects de votre facturation dont :
- le montant et la nature des acomptes versés lors de la signature du devis
- les délais de paiement
- la date limite de paiement
- les frais de retard éventuels
Vérifier la solvabilité de ses clients
Avoir une bonne régularité dans la réception des paiements est primordial pour assoir la sérénité financière de toute entreprise, qu’elle soit en phase de démarrage ou de croissance. Si de nouveaux clients vous demandent des paiements à crédit pour un produit ou service relativement coûteux, nous vous conseillons de vérifier leurs antécédents financiers en réalisant une enquête de solvabilité ; cela peut notamment se faire avec l’aide de détectives privés.
Par ailleurs, il n’est pas négligeable de demander un acompte avant de débuter toute transaction. Cela permettra non seulement de confirmer la commande mais, surtout, de vous éviter d’engager de frais à la place de votre client et de perdre vos billes.
Augmenter ses liquidités
Une gestion de facturation rondement menée passe par un flux d’entrée de fonds régulier. Pour cela, vous devez veiller à ce que le flux émission de factures – réception de paiements soit continu.
Pour accélérer la chose et donc pérenniser vos liquidités :
- Envoyez vos factures à temps (directement après la vente ou à la fin de la prestation)
- Demandez un accusé de réception de la facture à votre client
- Faites respecter vos délais de paiement en les mentionnant clairement sur vos documents
Ne pas négliger le rappel de paiement
Le rappel de paiement peut différer selon la nature de votre client (particulier, professionnel, institutions publiques, …). Nous vous invitons à instaurer un calendrier de relance en fonction des particularités propres à chaque client.
Pour un rappel efficace et, in fine, l’obtention du paiement de votre facture, il faut augmenter la pression au fur et à mesure que la date d’échéance s’éloigne.
Il a y néanmoins certaines étapes à respecter avant d’introduire toute action en justice :
- Envoi d’un rappel de paiement minimum
- Envoi d’une lettre de mise en demeure
Afin de vous éviter des démarches lourdes et coûteuses, n’hésitez pas à faire appel à Interencaiss pour optimiser la gestion de votre facturation.