Actualités

La gestion des factures impayées est un défi majeur pour les entreprises. Les factures impayées se réfèrent aux paiements dus par les clients qui n’ont pas été effectués dans les délais convenus. Cela peut entraîner des conséquences financières significatives et perturber la stabilité de l’entreprise. Dans ce guide, nous examinerons en détail ce qu’est une facture impayée, les conséquences pour les entreprises et l’importance de gérer efficacement ces situations.

Les factures impayées peuvent entraîner une perte de liquidités, une augmentation des coûts de recouvrement et même une diminution de la confiance des clients. Nous explorerons également les différentes étapes à suivre pour récupérer les paiements en souffrance, y compris l’utilisation de procédures légales telles que l’envoi de courriers de relance, la saisie-vente ou l’émission d’une lettre de mise en demeure.

Comprendre l’importance des impayés pour une entreprise

Chaque année, près de la moitié des PME en Belgique (45%) expriment une inquiétude particulière quant à la capacité de leurs clients à régler leurs factures en temps et en heure. Comprendre les enjeux de cette problématique constitue une première étape pour réduire les risques associés aux factures impayées.

Quelques chiffres clés des factures impayées en Belgique

Les factures impayées amènent inéluctablement des problèmes de trésorerie au sein des entreprises créancières.

En effet, le dernier rapport de l’Intrum relève que :

• 79 % des entreprises belges sont confrontés à la problématique des factures échues impayées.
• On peut estimer, par entreprise, une moyenne de 69 jours par an passés à gérer les relances des débiteurs défaillants
• 2 pme sur 3 souhaiteraient payer leurs fournisseurs à échéance mais n’y parviennent pas en raison des leurs propres impayés. Ces délais de paiement mettent à mal la santé financière de près de 69% des entreprises belges.

Les délais de paiement légaux en Belgique

Pour chaque transaction commerciale, le prestataire établit une facture. Celle-ci est à payer dans un délai de paiement fixé par la loi.

Mais quel est donc le délai légal en Belgique pour payer une facture ? Le délai légal de paiement d’une facture en Belgique est de 30 jours calendrier à compter de l’émission du document. Si les parties se mettent d’accord, des modalités de paiement à plus de 30 jours peuvent être appliquées. Mais ce délai ne peux excéder 60 jours calendrier.

Une fois passé ce délai, si elle n’a pas été payée de façon intégrale ou partielle, la facture est considérée comme impayée.

Les raisons de ces impayés peuvent être multiples, il peut s’agir de :

• difficultés financières dans le chef du débiteur défaillant
• litiges entre les 2 parties
• négligence de la part du débiteur qui a omis de régler la facture
• procédures de validation laborieuses notamment au sein d’institutions publiques ou de grandes entreprises.

Quelles sont les conséquences des factures impayées pour mon entreprise ?

Il est évident qu’une accumulation de factures impayées est un manque à gagner pour une entreprise. Cela peut avoir un gros impact sur la trésorerie de votre société mais aussi sur vos ressources humaines.  

Voici quelques conséquences des factures impayées pour votre entreprise :

• Votre TPE/PME peut voir son fonds de roulement diminuer
• Les capacités de production de votre entreprise peuvent également diminuer
• Les relations commerciales peuvent être mises à mal, il n’est pas toujours évident de relancer des clients avec qui on a l’habitude de travailler
• Vos ressources humaines doivent gérer le recouvrement des factures, ce qui peut être lourd et chronophage mais représente aussi une charge financière.

Procédure de relance des factures impayées

Nous avons déjà tous été face à cette situation : la transaction commerciale se finalise, le client est livré de sa prestation/de son service, la facture est établie mais le paiement finit par ne jamais arriver … Il existe différentes méthodes pour relancer votre client, de la plus douce : recouvrement à l’amiable à la plus extrême en cas de nécessité : procédure judiciaire.

Le recouvrement à l’amiable

Le recouvrement à l’amiable comprend plusieurs étapes :

• Relance par email : envoyez votre premier rappel de paiement via un courrier électronique tout en restant aimable afin de ne pas entacher la relation commerciale avec votre client. Si celui-ci ne réagit pas, envoyez une second mail de relance quelques jours plus tard. Ces étapes peuvent souvent être automatisées via votre logiciel de facturation.
• Appel de relance : si après plusieurs jours votre client n’a toujours pas réagi (soit en payant la facture, soit en vous re-contactant), n’hésitez pas à décrocher votre téléphone pour voir d’où vient le problème et, éventuellement, de mettre en place un plan de paiement adapté à la situation.
• Lettre de relance : silence radio après ces différentes étapes ? Alors n’attendez plus et envoyer lettre de relance de la facture impayée : n’hésitez pas à joindre à ce courrier vos conditions générales de vente.
• Lettre de mise en demeure : les rappels plus sympas n’ont pas suffi ? Il vous reste la mise en demeure à envoyer par recommandé avec accusé de réception.

Une société de recouvrement comme Interencaiss peut vous aider dans la gestion de vos factures et des procédures de recouvrement. N’hésitez pas à prendre contact avec notre équipe pour vous aider dans la gestion de vos factures impayées.

Le recouvrement judiciaire

90% des retards de paiement se règlent à l’amiable. Mais si vous faites partie des 10% restants, il vous sera alors nécessaire d’entamer une procédure judiciaire pour récupérer l’argent qui vous est dû.

La première étape consiste généralement à envoyer une mise en demeure à votre client. Cela peut être fait par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie électronique. La mise en demeure doit être claire et précise, indiquant notamment :

• le montant dû
• la date limite de paiement
• et les conséquences en cas de non-paiement.

Il est important de garder une copie de cette mise en demeure comme preuve que vous avez tenté de résoudre le problème à l’amiable avant d’entamer des procédures judiciaires. Si votre client ne répond pas à la mise en demeure ou refuse toujours de payer, vous devrez envisager de porter l’affaire devant les tribunaux compétents. Cela implique généralement de faire appel à un avocat spécialisé dans les litiges commerciaux. Ces professionnels du droit sont formés pour vous aider à résoudre les problèmes liés aux factures impayées et à protéger vos intérêts financiers. Ils peuvent vous guider tout au long du processus de recouvrement des créances, en veillant à ce que vous suiviez les procédures légales appropriées.

Le recouvrement simplifié

La procédure de recouvrement simplifiée est une solution à envisager en cas de petites créances à récupérer. En effet, pour toute dette inférieure à 4 000 €, cette procédure accélérée permet à un huissier de justice de délivrer un titre exécutoire (LIEN VERS ARTICLE SOPHIE) pour une dette sans avoir à passer devant le juge et d’aboutir au règlement d’un litige sans autre formalité.

Cette procédure de recouvrement simplifiée à plusieurs avantages :

• elle est rapide : l’exécution forcée peut être réalisée après 1 mois et 8 jorus
• elle est moins coûteuse qu’une procédure judiciaire (pas de frais d’enregistrement, de citation ou tout autre frais juridiques)
• elle vous permet de récupérer la dette plus rapidement tout en dépensant moins ce qui contribue à l’amélioration des liquidités de votre entreprises
• elle vous permet, grâce à l’intervention d’un huissier de justice, de vérifier la solvabilité du débiteur défaillant pour prendre les décisions commerciales justes.

Droits du créancier lorsqu’une entreprise fait faillite avec des dettes non payées

Si une entreprise à laquelle vous avez fourni des biens ou des services fait faillite sans avoir payé ses dettes, vous avez toujours certains droits en tant que créancier. En effet, il existe plusieurs mesures que vous pouvez prendre pour essayer de récupérer votre argent.

L’une de ces mesures est de déclarer votre créance auprès du liquidateur/curateur. Lorsqu’une entreprise fait faillite, elle est généralement placée sous la supervision d’un liquidateur. Le rôle du liquidateur est de liquider les actifs de l’entreprise et de distribuer les fonds aux créanciers. Si vous avez des factures impayées avec cette entreprise, il est important d’informer le liquidateur de vos créances afin qu’elles soient prises en compte dans le processus de liquidation.

Frais de rappel et cadre légal

Les frais de rappel sont des pénalités financières qu’une entreprise peut facturer à un client en cas de retard ou d’absence de paiement d’une facture. Ils servent à compenser les désagréments causés par le non-paiement et visent à encourager les clients à régler leurs dettes dans les délais impartis.

Selon la loi, une entreprise a le droit d’imposer des frais de rappel, mais il existe certaines règles et limites à respecter. Les frais doivent être clairement indiqués dans les conditions générales ou sur la facture elle-même. Ils ne peuvent pas être excessifs ni disproportionnés par rapport au montant initial de la facture.

Comment calculer les frais de rappel

Le calcul des frais de rappel peut varier selon l’entreprise et le type de service ou produit fourni. Généralement, ils sont basés sur un pourcentage du montant total impayé ou sur un tarif fixe spécifié dans les conditions générales (notamment dans le cas d’une procédure de recouvrement)

Voici les méthodes courantes pour calculer ces frais :

• Pourcentage : l’entreprise peut décider d’appliquer un pourcentage fixe (par exemple, 5 %) sur le montant total impayé. Voici comment sera calculée la pénalité de retard de paiement :

(montant de la facture x taux applicable) x (nombre de jours de retards/365)

• Tarif fixe : l’entreprise peut également établir un montant forfaitaire spécifique pour chaque lettre ou appel de relance envoyé au client.
  
  Attention, ce montant forfaitaire doit suivre le cadre légal et ne peut excéder :
  • 20€ si le montant dû est inférieur ou égal à 150€
  • 30€ + 10% du montant dû si ce dernier est compris entre 150,01 et 500€
  • 65€ + 5 % du montant dû si ce dernier est compris entre 500 et 2.000€.

Dans un cas comme dans l’autre, il est important que l’entreprise communique clairement sa politique concernant les frais de rappel afin d’éviter tout malentendu avec ses clients.

Règles et limites concernant les frais de rappel

La loi encadre les frais de rappel pour protéger les consommateurs contre des pratiques abusives. Voici quelques règles et limites à prendre en compte :

• Les frais de rappel ne peuvent pas être facturés dès le premier retard de paiement. Il est nécessaire d’accorder un délai supplémentaire raisonnable au client pour régler sa dette.
• Le montant des frais ne peut pas dépasser le coût réel supporté par l’entreprise pour relancer le client.
• L’entreprise doit fournir une preuve concrète des dépenses engagées liées aux frais de rappel.

Il est essentiel que les entreprises respectent ces règles afin d’éviter tout litige avec leurs clients et de maintenir une relation commerciale saine.

Comment se prémunir des impayés ?

Pour limiter les risques d’impayés et donc les procédures de recouvrement et tout ce qui peut en découler, vous pouvez mettre en place quelques actions simples et efficaces :

• Les renseignements commerciaux peuvent être un outil très précieux avant d’entamer toute relation commerciale. En effet, menez l’enquête avec une société de recouvrement comme Interencaiss ou encore engagez un détective privé pour vous aider à rassembler des preuves de la solvabilité de votre potentiel partenaire commercial.
• Protégez-vous avec des conditions générales de ventes (CGV) en béton. Chez Interencaiss, nous pouvons vous aider à les réviser. Et croyez-moi, en cas de situations problématiques, les CGV pourraient bien vous sortir de l’embarras.
• Les modes de paiements variés : proposez plusieurs modes de paiement à vos clients, vous limiterez ainsi le risque d’impayés.
• Les paiements anticipés : En B2B, il est normal de demander à percevoir la totalité ou un acompte de la somme totale de la facture. Cela permet de réduire les problèmes de trésorerie en cas de délais de paiement trop longs.
• Les pénalités de retard peuvent être un bon incitant pour recevoir votre argent plus rapidement. L’idée de devoir payer des frais additionnels à la facture poussera vos clients à être plus assidus dans leurs paiements.
• La clause de propriété empêche le client de faire usage du produit ou du service fourni avant le règlement de la facture. Cela vous assurera d’être payé en temps et en heure.

Conclusion

En conclusion, il est crucial de gérer efficacement les factures impayées pour maintenir la santé financière de votre entreprise. Les frais de rappels peuvent être une solution pour inciter les clients à régler leurs dettes plus rapidement, mais il est important de connaître les limites légales et d’agir en conformité avec la loi. Si malgré vos efforts, une facture reste impayée, vous disposez de recours légaux pour récupérer votre argent tels que le recouvrement judiciaire ou la procédure de recouvrement simplifiée.

Pour éviter les problèmes liés aux factures impayées, il est essentiel d’établir des politiques claires en matière de paiement et d’informer vos clients dès le début des conséquences en cas de non-paiement. Assurez-vous également d’effectuer un suivi rigoureux des paiements et n’hésitez pas à contacter un professionnel du recouvrement si nécessaire.

FAQ sur les factures impayées

Quelles sont les conséquences légales pour un client qui ne paie pas sa facture ?

Lorsqu’un client ne paie pas sa facture, vous pouvez engager des poursuites judiciaires pour récupérer votre argent. Cela peut inclure le recours à un huissier ou à un avocat spécialisé dans le recouvrement des créances.

Comment calculer les pénalités de retard ?

Les intérêts de retard peuvent être calculés sur base d’un pourcentage du montant dû ou bien sur base d’un montant fixe.

• Pourcentage : (montant de la facture x taux applicable) x (nombre de jours de retards/365)
• Montant fixe : il s’agit d’un montant forfaitaire spécifique pour chaque lettre ou appel de relance envoyé au client. Attention, ce montant forfaitaire doit suivre le cadre légal, n’hésitez pas à vous renseigner à ce sujet avant toute mise en application.

Dans tous les cas, il est indispensable de mentionner ces pénalités de retard dans vos CGV.

Comment éviter les problèmes liés aux factures impayées dès le départ ?

Pour éviter les problèmes liés aux factures impayées, il est recommandé d’établir une politique claire en matière de paiement dès le début de la relation commerciale. Informez vos clients des conséquences en cas de non-paiement et effectuez un suivi rigoureux des paiements.

Comment puis-je récupérer une facture impayée sans engager de poursuites judiciaires ?

Avant d’engager des poursuites judiciaires, vous pouvez essayer de négocier un règlement à l’amiable avec votre client. Si cela ne fonctionne pas, vous pouvez faire appel à un service de recouvrement professionnel pour vous aider à récupérer votre argent.

Quels sont les délais légaux pour le paiement d’une facture ?

Les délais légaux pour le paiement d’une facture peuvent varier en fonction du pays et du type de contrat. Il est important de vérifier la législation en vigueur dans votre pays et d’inclure des conditions de paiement claires dans vos contrats.