+32 83 214 949 contact@interencaiss.be
Sélectionner une page

Tout savoir sur la facture électronique

En tant qu’entreprise ou particulier, vous avez déjà été confronté à la fameuse facture. Outil nécessaire au bon déroulement des activités commerciales, elle permet d’éviter la fraude et remplit de nombreux rôles.

Toutefois, avec la transformation numérique croissante que connaissent nos sociétés, la facture telle qu’on la connait subit elle-aussi quelques changements.

En effet, on entend aujourd’hui parler de factures électroniques. Novices ou non en termes de technologies numériques, il peut être difficile de cerner ce qui se cache derrière ce concept.

La facture traditionnelle

Document aux nombreuses fonctions, la facture est, avant même l’introduction de la monnaie papier, le moyen de conserver une trace écrite de l’activité commerciale.

Au-delà de ce rôle important, la facture tient d’autres fonctions telles que :

  • une aide à la bonne tenue de la comptabilité
  • une représentation légale fiable lors de litiges éventuels
  • un outil d’analyse pertinent des comportements d’achats de la clientèle.

La facture électronique ou e-facture

Si vous pensiez qu’une facture électronique était une version numérisée d’une facture papier envoyée par e-mail, vous aviez tort…

En effet, pour qu’une facture soit considérée comme telle, celle-ci doit être émise, transmise et reçue sous forme électronique : e-mail avec pièce jointe, téléchargement sur un portail internet via un lien sécurisé, un fax 100% numérique, etc.

Tout comme c’est le cas pour la facture papier classique, elle doit contenir toutes les mentions obligatoires requises. De plus, il est important de noter qu’une e-facture doit être préalablement acceptée par son destinataire de manière formalisée à titre probatoire.

tout savoir sur la facture electronique

Plusieurs types de factures électroniques

Bien que devant respecter les critères d’émission, de transmission et de réception explicités ci-dessus, il existe néanmoins trois types de factures électroniques :

  • La facture au format structuré : composée uniquement de données essentielles structurées illisibles pour l’homme, mais dont l’organisation permet la lecture automatique par des logiciels.
  • La facture au format non-structuré : la présentation ressemble à celle des factures papier traditionnelles. Il s’agit souvent de factures au format PDF transmises par e-mail ou via des portails.
  • La facture au format hybride : c’est un mélange des deux types précédents.

Les avantages de la facture électronique

Les avantages de la facture électronique sont nombreux, tant pour les entreprises que pour les particuliers.

Parmi les atouts principaux on retrouve :

  • L’automatisation du traitement et la diminution des erreurs, doublons, données manquantes… notamment par le biais des données structurées.
  • Le coût moindre par rapport à la facture papier traditionnelle, ce qui engendre une augmentation de la productivité et une meilleure optimisation du temps de travail.
  • L’impact environnemental, car en réduisant le nombre de factures papiers, on réduit les émissions de gaz à effet de serre.
  • Des paiements plus rapides et faciles grâce à la possibilité de d’avoir la certitude que le client a bien reçu la facture, mais aussi par la mise en place de modes de paiement innovants et faciles d’utilisation.

Les règles et contraintes à respecter

Tout comme pour la facture traditionnelle, la facture dématérialisée doit comporter les mêmes mentions obligations en termes de contenu. De plus, le contrôle des impôts et les droits sur la TVA s’appliquent aux e-factures tout autant qu’aux factures papiers.

De plus, certaines règles doivent être respectées pour garantir son authenticité, intégrité et lisibilité. On souligne ici la question du format telle qu’explicitée plus haut mais également l’archivage. En effet, les factures électroniques doivent être conservées dans leur format informatique original. Lors de l’archivage, les documents sont scellés, horodatés et stockés dans un coffre-fort numérique.

La signature électronique de ces factures n’est pas obligatoire. Toutefois, celles-ci doivent être archivées pendant une période de 7 ans.

Comment passer à la facture électronique

Bien que passer à la facture dématérialisée semble compliqué aux premiers abords, des étapes clés peuvent permettre une transition en douceur et réussie :

  • Réaliser un audit interne : évaluer la situation de gestion des factures actuelles au sein de votre entreprise.
  • Communiquer avec les personnes concernées par la dématérialisation : en interne comme en externe, dialoguer avec les parties prenantes à ce changement afin de s’assurer de la bonne compréhension du projet ainsi que de leur équipement numérique.
  • Penser au recours à un prestataire externe : recourir à un fournisseur extérieur peut être une bonne idée pour garantir la conformité fiscale des e-factures.

Demander à être accompagné par un expert

La gestion de la facturation peut être longue et fastidieuse pour un chef d’entreprise.
N’hésitez pas à déléguer cette tâche à l’équipe d’Interencaiss SRL, spécialisée dans la gestion et le suivi de la facturation.

L’e-facture une obligation légale en Belgique ?

Chez nous, depuis janvier 2020, la facture électronique est obligatoire pour les fournisseurs de l’administration publique de la Région flamande et depuis novembre 2020 pour les fournisseurs de la Région bruxelloise.

Depuis le 1er janvier 2022, la Région wallonne a rendu obligatoire l’utilisation de la facturation électronique dans les relations entreprises – gouvernement/secteur public. Les factures en format PDF ou provenant d’un logiciel de traitement de texte tel que Word, et généralement envoyées par e-mail, ne sont désormais plus valables.

La facture électronique fait de plus en plus son chemin au sein des entreprises. Bien qu’à première vue, la mise en œuvre de l’e-facturation peut faire peur, des outils existent pour simplifier cette transition.

De plus, ce type de facturation propose de nombreux avantages non-négligeables, tant pour les entreprises que pour les particuliers. Dès lors, et avec le développement des outils numériques, se pencher sur cette dématérialisation semble être LA bonne idée !

Contactez-nous

Vous êtes gestionnaire ou chef d'entreprise ?
Contactez-nous pour découvrir comment optimiser la gestion de votre facturation et des paiements clients.

11 + 9 =